Q –01- Dans quel catégorie de logiciel est classé E.Desk ^TM  ?

R –01- La catégorie "gestion de l'information" est vaste, puisqu'elle peut concerner un simple outil de classement sur PC, comme elle peut désigner la mission du système globale d'information d'une organisation.

La gestion des connaissances (et non la gestion de la connaissance dans un domaine spécifique) accompagnant la réalisation de tout processus d'entreprise est déjà une bonne précision. Mais si l'on rajoute le suivi d'activité, il ne faut pas pour autant comparer E.Desk ^TM  à une gestion de projet, dont il pourra assurer la logistique de relation et d'information (courriers, textes, images, contacts, reunions, ...).

Q –02- E.Desk ^TM peut-il remplacer une Gestion de courrier ?

R –02- Les applications spécifiques de suivi de courrier offrent souvent plus de fonctionnalités propres à la gestion du courrier.

Mais il peut en faire bien plus quant aux actions déclenchées par l’arrivée d’un courrier. Messages, appels téléphoniques, informations entrées et sorties d'application induisent des actions, des traitements qu'il faut suivre. E.Desk ^TM appréhende tous les événements, toutes les informations pour assurer un classement, un suivi d'action et un partage effectif de l'information et du savoir-faire.

Q –03- Quelles sont les applications remplacées par E.Desk ^TM ?

R –03- A notre avis, aucune, dans le sens où les aides au travail collectif apportent l'inter-opérabilité avec les autres applications. E.Desk ^TM  favorise les liens avec les applications existantes, comme la bureautique, les suites "métiers", les applications spécifiques. Mieux : en donnant une fenêtre d'accès à une application, à un utilisateur ne la connaissant pas, E.Desk ^TM permet d'éviter des formations/initiations lourdes (l'utilisateur non idoine ne "voit" que la partie qui le concerne).

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Q –04- Pourquoi l’environnement Notes est-il requis ? Envisagez-vous une version E.Desk ^TM hors Lotus Notes ?

R –04- Lotus Notes est l’environnement leader dans le domaine du Groupeware et de l’Intranet . L’utilisation de cet environnement permet d’offrir des fonctionnalités avancées en matière de travail de groupe qui n’existent pas sur une simple gestion de courrier ou gestion de documents. Par la même occasion, la pérennité de l’investissement de l’utilisateur s’en trouve renforcée, puisque l’environnement choisi correspond à un standard du marché et offre des fonctions avancées de partage des données, dans le respect des normes en vigueur.

E.Desk ^TM s’ouvrira vers tout nouveau standard du marché accepté comme tel par une communauté significative d'utilisateurs.

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Modules faisant partie des options disponibles ou en cours de validation dans E.Desk ^TM

- Vues "Historique": pour retracer  une suite d'interventions sur un document.

- Fonction Cloturer / Libérer : pour figer / réactiver un dossier.

- Fonction Archiver/Restaurer : pour extraire / réintroduire un dossier de/dans sa base active.

- Les Fax suivront le même traitement que les emails et les messages internes.

- Dossiers intelligents et formulaires spécifiques pour une simplification accrue des opérations.

- Agents programmables pour fonctions de push sur demande (tableaux de bord, synoptiques personnalisés..).

- EasyTime : gestion des affectations de temps (arrivée/départ, activité, imputation...).

- EasyContact : gestion de carnets d'adresses (Notes, ou SGBD)

- EasyWord : gestion de documents types à fusionner.

- EasyFocus : gestion d'informations centrée sur l'entité opérationnelle (client, projet, produit, adm

Q –05- La notion de dossier-affaire implique un seul classement. Peut-on avoir un document apparaissant dans plusieurs classements ?

R –05- La notion de " regroupement " permet en effet un référencement transversal sur un critère commun à plusieurs documents, la catégorie de regroupement. La multiplication des catégories amène une gestion spécifique de liens supplémentaires et peut faire l'objet d'une personnalisation.

Q -07- Notre organisation évolue vers le recentrage des processus sur le client. Comment croiser la structure fonctionnelle (Départements/Services/Activité…) avec une structure centrée sur l'entité Dossier ou affaire?

R - 07- Dans sa version actuelle, E.Desk ^TM permet de monter une structure de classement et de suivi en adéquation avec l'organisation :

• une représentation hiérarchique de type Département-Service/Dossier/Affaire/…
• une représentation hiérarchique de type Affaire/Intervenant ou sous-ensemble/dossier/élément/….
• Création éventuelle de liens ou de regroupements transversaux et de vues synthétiques appropriées.

Les facultés d'héritage de propriétés et d'attributs (droits d'accès, de gestion, permanent, cryptage, affichage..) étant descendantes, chaque organisation pourra choisir d'attribuer les relations de subsidiarité qui correspondent le mieux à son mode de fonctionnement.

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Q -06- Que recouvre la notion de "document intelligent"?

R -06- Toute entité transportant des informations spécifiques ou génériques ET capable de les communiquer aux agents et applications comme initiateur de traitements appropriés, est un document intelligent.

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