Reconnaître le besoin |
Où est le problème?
Certes, vous avez investi beaucoup dans le passage à l'an 2000, à l'euro. Vous prévoyez que vos collaborateurs vont devoir communiquer par messagerie électronique, que l'accès à internet leur est indispensable pour favoriser la veille technologique, rechercher des informations opérationnelles et utiliser des services à valeur ajoutée.
Vous êtes relativement optimiste sur cet avenir proche en disant que c'est en marchant que l'on découvrira le terrain, ou bien, chacun se débrouillera avec les moyens du moment.
Le marin en mer pratique aussi cette politique, mais ses moyens de navigation, de communication, de maintenance, de survie, il ne les invente pas au moment du coup dur.
Les vagues énormes, provoquées par des flots d'informations inattendus en taille et en nature, risquent de submerger les capacités de vos collaborateurs, les rendant non réactifs sur de nombreuses demandes inopinées.
Il est facile de prévoir que les règlements communautaires, en plus des conversions monétaires, vont apporter de nombreux changements auxquels nous ne pouvons nous préparer, faute de les connaître.
Il serait étonnant de ne pas pressentir que la messagerie électronique et la capture des pages sur internet puissent provoquer un débordement des files d'informations à traiter, classer, exploiter, distribuer…
Avez-vous envie de faire de la prévention?
Dans cette réflexion, il faut clairement se demander si la recherche de solution à un problème préssenti mais non formalisé, non dimensionné peut ou non représenter un avantage sur ses concurrents ou plus simplement une assurance de bon fonctionnement de la collaboration entre personnes, entre groupes intra et inter entreprises et organismes.
Le pari de Pascal
Comme toute assurance, son prix est fonction de la probabilité du risque et de son coût de réparation si le risque se réalise.
Les nouvelles technologies en informatique et télécommunication accélèrent l'arrivée de documents (informer), font diminuer le temps de réactivité (agir) et demande à structurer les traitements en groupe (organiser).
Comment alors penser que l'on peut se satisfaire des applications métiers pour répondre à tout et assurer un suivi pertinent de toutes les actions quotidiennes, surtout quand elles relèvent du multi métiers et de la responsabilité multiple?
Un collaborateur dans un métier donné aura du mal à savoir se servir d'une application d'un autre métier. Où est effectivement le partage des connaissances, de la transparence des activités de chacun? Comment favoriser l'esprit d'innovation?
La nécessité de prévoir un moyen de travail collaboratif est plus évident que son contraire. La plupart des serveurs de workgroup présentent des outils permettant de fabriquer sa propre solution. Ce ne sont pas des logiciels "prêts à l'emploi", comme le laisse entendre bien souvent les argumentaires de marketing, mais bien des briques dont la programmation de liaison peut s'avérer fort complexe.
Ainsi, même si le pire n'arrive pas, l'adoption d'une solution personnalisée de travail en groupe permet aux collaborateurs de mieux exprimer leur responsabilité, leur créativité et leur participation à la réussite en équipe.
L'investissement en coût total de possession pour une application de travail collaboratif peut représenter de 5 à 20% du coût global d'équipement (matériel, logiciels, solutions métier, services).
Avantage
Transformer la dépense d'une assurance catastrophe en investissement améliorant la productivité et l'évolutivité de l'entreprise est un objectif séduisant au service de toutes les stratégies de développement d'activité.